Real-time boekhouden voor in-app verkopen

Geplaatst door Ralfop 9 juli 2018

Boekhouden saai? Wel als je elke keer hetzelfde trucje aan het doen bent!

Eén van de dingen die we belangrijk vinden is continu blijven verbeteren. Niet alleen qua dienstverlening, kennis of kwaliteit, maar ook door processen te stroomlijnen. Anderen helpen we dan ook graag bij het automatiseren van handmatige handelingen. De kans op fouten wordt kleiner en medewerkers krijgen tijd om meer service te leveren aan hun klanten. In dit artikel wil ik daarom wat dieper ingaan op de mogelijkheden om de online boekhouding voor in-app verkopen (of noem het m-commerce) automatisch en real-time bij te houden.

In-app aankopen

Eén van de manieren om online inkomsten te genereren is door producten of diensten via je eigen (maatwerk) app te verkopen. Apple noemt het ook wel (gedacht vanuit de gebruiker/koper) in-app purchases (IAP) of in-app aankopen. Google heeft het meestal over in-app billing. Deze bedrijven hebben het dan bijna altijd over verkopen via hun eigen store en betaalservice, maar in principe kan de in-app verkoop en betaling ook via een ander platform lopen.

Voor sommigen is een app het verlengstuk van de bestaande bedrijfsvoering, voor anderen kan de app juist het belangrijkste communicatie- en/of verkoopkanaal zijn. Ook het soort producten en diensten kan verschillen. Is het een digitale dienst die je verkoopt of een fysiek product? En is het eenmalig of in een abonnementsmodel?

App stores hebben hun eigen regels met wat je wel en niet mag verkopen en hoe de betaling moet verlopen. Voor digitale producten en diensten moet je in de apps gebruik maken van Apple (op iOS) of Google (op Android) als betaalprovider. Als het fysieke producten of diensten betreft, dan kan je wel gebruik maken van je zelfgekozen (mobile) payment provider. De afdracht bij Apple en iOS is een stuk hoger dan bij een payment provider zoals Adyen of CM Payments. Deze regels en de bijbehorende keuzes zijn daarom ook relevant voor je winstgevendheid.

Koppelen in de cloud

Om de in-app verkopen en inkomsten automatisch te verwerken in je boekhouding heb je een koppeling nodig tussen je app en je digitale boekhoudpakket.

Cloudcomputing is een ideale manier om integratie tussen online software en diensten te realiseren. Apps draaien namelijk op de devices van je klanten/gebruikers en ook voor de online boekhoudsoftware heb je geen eigen server nodig. Dus de koppeling kan je ook leggen zonder dat je zelf de fysieke hardware en infrastructuur moet aanschaffen en/of onderhouden.

Hiervoor maak je bijvoorbeeld gebruik van een cloud platform zoals Amazon Web Services (AWS). In de cloud kan je vervolgens software zetten die zowel met de apps als met je boekhouding kan communiceren. Daarnaast kan deze software ook als back-end dienen voor de apps. Op het back-end kunnen dan bijvoorbeeld de producten met foto’s en prijzen centraal beheerd worden of aankopen (om fraude te voorkomen) extra geverifieerd worden.

Bij de meeste cloudproviders, waaronder AWS, betaal je alleen voor het gebruik. Op die manier groeien de maandelijkse kosten mee met het succes van je app en je verkopen.

Integratie met Twinfield, Exact Online, e.a.

Om koppelingen te realiseren heb je API’s nodig. Een API -of application programming interface- is als het netwerkpoortje op kantoor. Het is een aansluitpunt om systemen makkelijk met elkaar te verbinden. REST, SOAP en het nieuwe GraphQL zijn de bekendste standaarden voor online API’s.

Zelf gebruiken wij naar volle tevredenheid de online boekhoudsoftware van Wolters Kluwer: Twinfield. Dit online boekhoudprogramma biedt een SOAP (XML) webservice API, maar een REST of GraphQL API zou wat ons betreft nog wel een mooie toevoeging zijn.

De administratiesoftware van Exact wordt ook veel gebruikt. Exact Globe Next en Exact Online bieden allebei (ook) een REST API om mee te integreren.

Grotere bedrijven die cloud-based (of on-premise) ERP platformen gebruiken, kunnen natuurlijk ook hun mobile retail processen automatiseren. Zo biedt bijvoorbeeld ook SAP S/4HANA Finance (de opvolger van SAP FICO) voldoende integratiemogelijkheden.

Heb je een ander online boekhoudprogramma? Als deze een API biedt, dan kan er meestal een volwaardige koppeling mee gerealiseerd worden.

Factureren

Gebruikers en vooral zakelijke klanten willen een degelijke factuur ontvangen als ze iets bij je kopen.

Voor in-app aankopen die worden gedaan via de stores van Apple of Google krijgen gebruikers de factuur van één van deze bedrijven. Als de betaling verloopt via een andere payment provider, dan moet je meestal zelf nog zorgen voor de factuur. In dat geval kan je bij een succesvolle verkoop de klant een digitale factuur per e-mail sturen. Omdat je een app hebt, kan je ook de factuur via de app beschikbaar maken en de gebruiker d.m.v. een push-notificatie op de hoogte brengen dat de nieuwe factuur beschikbaar is.

Tegelijk met het versturen van de factuur kunnen de details ervan via de API doorgegeven worden aan de boekhoudsoftware. Door het transactienummer van de factuur vast te leggen in je eigen systeem, kan later -als er bijvoorbeeld betaald is- de status van de factuur automatisch geüpdatet worden.

Moet je app-platform ook mensen uitbetalen of terugbetalen? Dan moet je er ook rekening mee houden dat er credit-nota’s worden aangemaakt en verstuurd.

Inkomsten boeken

Afhankelijk van de betalingsmethode van je klant kan je het geld op verschillende manieren ontvangen. Dit kan direct op je bankrekening zijn als de factuur betaald wordt door een overschrijving, maar ook door een “pay-out” van de payment service provider (PSP) als door de klant betaald wordt via iDEAL of creditcard. In het geval de in-app purchase via Apple of Google is gedaan, dan zullen zij de uitbetaling verzorgen.

Vervolgens is het slim om automatisch de inkomsten te koppelen aan de verkopen. Dat doe je door het toevoegen van de juiste boekingen en de juiste matching-regels voor de verwerking van banktransacties. Ook de kosten van de payment provider kan je direct boeken op een aparte grootboekrekening. Twinfield heeft op haar website een usecase staan hoe het één en ander ingericht kan worden als je betalingen via een Payment Service Provider ontvangt.

Aan de slag!

Kortom, je m-commerce processen zo automatiseren dat je boekhouding real-time verloopt is gaaf. Een ontwikkelaar die verstand heeft van API’s en boekhouding kan je hierbij helpen. Benieuwd of ons app-platform –Everdune Cloud– al ondersteuning biedt voor jouw boekhoudsoftware? Neem dan contact met ons op, want ook wij helpen je graag.

Geen reacties

Wees de eerste die een reactie achterlaat...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Je mag deze HTML tags en attributen gebruiken: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*